Jeder neue Stellenantritt und insbesondere die ersten Arbeitstage sind für alle immer ein besonderes Erlebnis – sowohl für die neuen Mitarbeitenden als auch für das bestehende Personal. Vielfach sind die ersten Tage bei neuen Teammitgliedern von einer gewissen Unsicherheit geprägt, aber auch von Erwartungen, Aufregung und Enthusiasmus. Gleichzeitig müssen sich erfahrene Mitarbeitende viel Zeit für die Einschulung der neuen Teammitglieder nehmen. Kurz gesagt, es entsteht sowohl bei den bestehenden Mitarbeitenden als auch bei den neuen Teammitgliedern ein gewisser Druck.
Das ist in jeder Firma so und auch bei Drinks of the World nicht anders. Allerdings unterscheiden wir uns von den meisten Firmen darin, wie wir mit dieser für alle Beteiligten doch recht intensiven Zeit umgehen. In diesem Beitrag zeigen wir auf, was wir bei Drinks of the World unter «Personalbegleitung» verstehen und wie wir sie konkret umsetzen.
In vielen Firmen und Organisationen fehlt ein Bindeglied
Auf den Punkt gebracht kann man sagen, dass je schneller sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem bestehenden Team wohlfühlt, desto schneller kann sie oder er sich mit den Arbeitsabläufen vertraut machen. Und je schneller dies geschieht, desto schneller wird sie oder er gute Leistungen erbringen, Spass an der Arbeit haben und diesen Spass an unsere Kundschaft weitergeben. Es liegt also auf der Hand, dass es im Interesse jeder Firma sein muss, die Eingewöhnungszeit so kurz wie möglich zu halten. Je nach Firma und Arbeitsstelle dauert diese Phase jedoch zwischen vier und acht Wochen.
Bei Drinks of the World sind wir der Überzeugung, dass dieser lange Zeitraum vor allem auf ein Problem zurückzuführen ist: Es fehlt ein Bindeglied zwischen Personalabteilung und Fachstelle, welches neue Mitarbeitende durch den gesamten Einführungsprozess – und darüber hinaus – begleitet.
Doch warum ist dieses Bindeglied so wichtig? In den meisten Firmen arbeiten Personalabteilungen und Fachabteilungen weitgehend isoliert. Ist eine Kandidatin oder ein Kandidat eingestellt, wird sie oder er an die Fachabteilung «übergeben» und muss sich dann, hoffentlich mit Unterstützung der Fachabteilung, in das bestehende Arbeitsumfeld integrieren. Ergeben sich Schwierigkeiten, steht oft nur die Fachabteilung als Ansprechpartner zur Verfügung, was die Sache nicht unbedingt einfacher macht.
Da unser Personal vorwiegend aus jungen und in der Arbeitswelt noch relativ unerfahrenen Personen besteht, ist das Bindeglied von entscheidender Bedeutung. Wir wollen und dürfen die Verantwortung für neue Teammitglieder nicht einfach in die einzelnen Filialen abschieben. Deshalb hat Drinks of the World seit mehr als 26 Jahren das Personalwesen zur Chefsache erklärt. Stefan Müller, Gründer und Inhaber von Drinks of the World, übernimmt dabei in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung die Auswahl der Kandidaten sowie den Rekrutierungsprozess. Gleichzeitig leitet und koordiniert er mit den einzelnen Teams in den Filialen das sogenannte «Onboarding», also den Einstellungs- und Einarbeitungsprozess. In dieser Doppelrolle fungiert er als Bindeglied zwischen Personalwesen und Filialen.
Die Doppelrolle von Geschäftsleitung und Personalwesen bringt es automatisch auch mit sich, dass der Geschäftsführer in sehr engem Kontakt mit jeder einzelnen Filiale steht. Dadurch ist er mit dem jeweiligen Arbeitsklima, den Bedürfnissen und Besonderheiten jeder Filiale vertraut und kennt das Team sowie die spezifische Gruppendynamik buchstäblich in- und auswendig. Dank dieser Vertrautheit kann der Geschäftsführer die Personalauswahl so treffen, dass jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter optimal in ein Team passt. Gleichzeitig nimmt diese Personalauswahl viel Druck von den jeweiligen Filial-Teams und Filialleitern, da sie darauf vertrauen können, dass alle neuen Mitglieder das Team ideal ergänzen werden – sowohl in der täglichen Arbeit als auch im zwischenmenschlichen Bereich. Mit dieser Organisation haben wir ein optimales Bindeglied geschaffen und eine ideale Basis für die kontinuierliche Personalbegleitung gelegt.
Das verstehen wir unter Personalbegleitung
Unser Ziel ist es, dass sich jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter sofort in ein Team integrieren kann und sich buchstäblich ab dem ersten Arbeitstag wohlfühlt. Denn nur wer sich in einem Team und in der Arbeitsatmosphäre wohlfühlt, kann echten Spass an der Arbeit haben. Dieses Wohlfühlen von Anfang an erreichen wir durch die sorgfältige Auswahl neuer Mitarbeitender. Wie bereits erläutert, wählen wir Personen so aus, dass sie gut in das bestehende Team passen. Doch dies ist nur ein Teil, der einen sofortigen, idealen Start für nahezu alle neuen Personen gewährleistet.
Der zweite Teil besteht aus dem, was wir bei Drinks of the World «Personalbegleitung» nennen. Unter diesem Begriff verstehen wir einen Prozess, der kontinuierlich sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden bei Drinks of the World wissen, dass wir als Firma, der Geschäftsführer und die Filialleiter jederzeit für sie da sind und hinter ihnen stehen. Alle Mitarbeitenden haben dank dieser Personalbegleitung die Gewissheit, dass wir gemeinsam Lösungen finden – egal bei welcher Herausforderung oder welchem Problem. Kurz gesagt, Personalbegleitung bedeutet, dass alle wissen, dass sie begleitet werden und jederzeit jemanden zur Seite haben, wenn es mal schwieriger wird.
Der Titel dieses Beitrags lautet «Personalbegleitung ab dem ersten Händedruck». Und das ist wortwörtlich zu verstehen, denn der erste Händedruck markiert den Beginn einer Beziehung, ähnlich wie das «Grüezi», wenn eine Kundin oder ein Kunde unsere Filiale betritt. Deshalb muss Personalbegleitung ab dem allerersten Moment einsetzen. Nur so kann sie ihre volle Wirkung entfalten und zur Normalität werden. Unser Ziel ist, dass es für alle Mitarbeitenden bei Drinks of the World völlig normal ist, dass sich der Geschäftsführer oder der Filialleiter jederzeit Zeit für sie nimmt und für sie da ist.
Personalbegleitung ist ein kontinuierlicher Prozess
Was Drinks of the World ganz sicher von vielen anderen Unternehmen deutlich abhebt, ist, dass wir Personalbegleitung als einen kontinuierlichen Prozess verstehen. Wir haben erkannt, dass Personalbegleitung kontinuierlich gepflegt, kommuniziert und praktiziert werden muss – und zwar nicht nur bei neuen Mitarbeitenden, sondern bei jedem einzelnen Teammitglied. Die Tatsache, dass Personalbegleitung nur als kontinuierlicher Prozess erfolgreich und nachhaltig funktionieren kann, kann gar nicht genug betont werden.
Bei vielen Firmen wird Personalbegleitung nur bei neuen Mitarbeitenden praktiziert und das auf eine eher rationale Weise. Beispielsweise wird neuem Personal mitgeteilt, an wen sie sich im Falle von Problemen wenden können. Aber aus unserer Sicht hat das nicht viel mit echter Personalbegleitung zu tun.
Personalbegleitung kann weder selektiv noch funktional realisiert werden – also nicht nur für neues Personal und nicht nur im Problemfall. Personalbegleitung muss alle Personen einschliessen, denn nur so entsteht eine Art viraler Effekt. Es spricht sich herum, dass sich Drinks of the World um jedes einzelne Mitglied kümmert und es wird selbstverständlich, dass niemand allein gelassen wird. Es spricht sich herum, dass der Geschäftsführer und alle Filialleiter proaktiv mit jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter regelmässig in Kontakt stehen, um Bedürfnisse, Unstimmigkeiten oder gar Unzufriedenheit frühzeitig zu erkennen. Es spricht sich herum, dass wir gemeinsam immer eine Lösung finden – egal wie gross ein Problem ist. Dieses «sich herumsprechen» führt ganz natürlich zu einem besonderen Arbeitsklima, das von Sicherheit, Vertrauen und Respekt geprägt ist.
Ein weiterer Grund, warum sich Personalbegleitung kontinuierlich an die gesamte Belegschaft richten muss, ist, dass die Gefahr der Unzufriedenheit bei langjährigen Mitarbeitenden grösser ist. Das ist zwar normal, doch wenn dies nicht frühzeitig erkannt wird, kann diese Stimmung auf andere Teammitglieder übergreifen und das Arbeitsklima verschlechtern. Zwar können wir auch mit Personalbegleitung nicht verhindern, dass manchmal Unzufriedenheit aufkommt, aber wir können sie durch proaktive Gespräche frühzeitig erkennen und Lösungen erarbeiten. So verhindern wir, dass die Unzufriedenheit ausufert oder zu unnötigen Kündigungen führt.
Abbildung: Prozess der Personalbegleitung bei Drinks of the World
Momente und Gelegenheiten für persönliche, emotionale Begegnungen schaffen
Die Kunst einer erfolgreichen Personalbegleitung besteht darin, einen strukturierten Prozess zu entwickeln und diesen kontinuierlich und nachhaltig umzusetzen. Dabei bieten sich oft nur wenige Gelegenheiten für persönliche Begegnungen – ein Weihnachtsessen und im besten Fall ein Firmenanlass. Doch um Personalbegleitung erfolgreich zu betreiben, müssen Momente und Gelegenheiten für persönliche, emotionale Begegnungen geschaffen werden. Ja, es ist aufwändig, ein solches Begegnungsprogramm zu entwickeln, und ja, es ist noch aufwändiger, es nachhaltig und kontinuierlich durchzuführen. Doch wenn wir ein überdurchschnittlich gutes Arbeitsklima schaffen wollen und möchten, dass unsere Mitarbeitenden mit Spass dabei sind, dann liegt es auf der Hand, dass wir diesen Aufwand gerne betreiben – es lohnt sich für uns als Firma und vor allem für unsere Mitarbeitenden.
Dank unseres Konzepts der Personalbegleitung haben wir es geschafft, ein herausragendes Arbeitsklima zu schaffen und ein hohes Mass an Motivation und Begeisterung zu erreichen. Das Rezept für eine erfolgreiche Personalbegleitung liegt in einer Vielzahl von Momenten und Gelegenheiten für Begegnungen, die in relativ kurzen Intervallen kontinuierlich stattfinden. Diese Liste zeigt einige Beispiele, wie wir das bei Drinks of the World praktizieren:
- Mehrmals pro Jahr brauen wir ein eigenes Hausbier mit einem Teil unserer Belegschaft.
- Events in Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten.
- Besprechung von Lernerfolgen im Rahmen unseres «Strukturierten E-Learning Programmes».
- Personal-Apéro.
- Events innerhalb des Filial-Teams.
- Seminare bei Lieferanten.
- Jahresworkshop mit dem erweiterten Kader von Drinks of the World.
Alles steht und fällt mit der Kommunikation
Wir haben ausführlich beschrieben, wie wir Personalbegleitung erfolgreich in die Praxis umsetzen und warum es sich für alle Beteiligten lohnt. Dabei wird häufig vergessen, dass die eigentliche Basis für eine erfolgreiche Personalbegleitung die Kommunikation innerhalb der Firma ist. Was einfach klingt, ist in Wirklichkeit das Ergebnis jahrelanger Aufbauarbeit. Denn auch Kommunikation will gelernt sein.
Der korrekte Fachbegriff wäre «Kommunikationspolitik», was jedoch viel zu rational klingt und die eigentliche Bedeutung verfehlt. Bei Drinks of the World pflegen wir keine Kommunikationspolitik, sondern eine offene Kommunikations-KULTUR. Alle Mitarbeitenden tauschen sich über die firmeninterne Kommunikationsplattform aus. Über diese Plattform laufen sämtliche relevanten Informationen und Verbesserungsvorschläge und sind für alle ersichtlich. Unsere Kommunikationsplattform bildet das Fundament und macht deutlich, dass eine offene Kommunikationskultur bei Drinks of the World Priorität hat.
Gleichzeitig legen wir grossen Wert darauf, dass wir miteinander anständig, respektvoll und ehrlich kommunizieren. Über mehr als 26 Jahre hinweg haben wir so eine Kommunikationskultur aufgebaut, die ein überdurchschnittlich gutes Arbeitsklima fördert.
Eine offene Kommunikationskultur bedeutet bei Drinks of the World auch, dass uns die ehrlichen Meinungen unserer Mitarbeitenden am Herzen liegen und wir ihre Bedürfnisse und Gefühle ernst nehmen. Jedes Jahr führen wir eine grosse, anonyme Personalbefragung mit rund 100 Messpunkten durch. In dieser Umfrage sind alle aufgefordert, ihre Kritik oder Zufriedenheit zu äussern. Mit einer Ausfüllrate von mehr als 90 % zeigt sich klar, dass wir mit dieser Umfrage einem grossen Bedürfnis gerecht werden. Die wichtigsten Erkenntnisse aus dieser Umfrage werden selbstverständlich allen Mitarbeitenden mitgeteilt.
Der letzte Arbeitstag ist genau so wichtig wie der erste
So erfolgreich unsere Personalbegleitung auch ist, Abgänge gehören leider zur Natur der Sache und Mitarbeitende kündigen irgendwann. Das ist zwar bedauerlich, doch im Personalwesen zeigt sich erst bei Kündigungen, ob wir in unserer Personalbegleitung wirklich gute Arbeit geleistet haben. Unser Ziel ist es, aus ehemaligen Mitarbeitenden Markenbotschafter zu machen. Die Vielzahl an äusserst positiven und ehrlichen Kündigungsschreiben zeigt uns, dass wir mit unserer Personalbegleitung sehr erfolgreich sind und dass viele unser Unternehmen mit derselben Begeisterung verlassen, mit der sie die Stelle angetreten haben.
Unser Fazit aus über 26 Jahren Personalbegleitung
Drinks of the World praktiziert das Konzept der Personalbegleitung nun seit mehr als 26 Jahren. Ja, es ist zeitintensiv und ja, wir müssen uns kontinuierlich anstrengen. Doch unser einmaliges Arbeitsklima und die geringe Fluktuation zeigen, dass sich unsere Anstrengungen lohnen. Mit diesem Konzept haben wir es geschafft, dass ein Grossteil unserer Belegschaft Spass an der Arbeit, Freude am Team und Begeisterung für unsere Produkte hat. Und genau dieser Spass belebt die Kundengespräche. Dadurch wird ein Besuch bei Drinks of the World zu einem Erlebnis, das den Kundinnen und Kunden Freude bereitet.
