Privatleben, Freizeit, Studium, Hobby und Arbeit unter einen Hut zu bringen ist heute für die meisten eine der grössten Herausforderungen. Kein Wunder also, dass «Zeit-Management» regelmässig unter den Top-3 der Prioritätenliste landet. Der Begriff «Work-Life Balance» drückt dieses Bedürfnis sehr gut aus und bringt es auf den Punkt.
Eine gute «Work-Life Balance» braucht flexible Arbeitszeiten
Eine gute und faire «Work-Life Balance» hat für viele Angestellte top Priorität. Dennoch scheinen noch immer viel zu wenige Firmen die Zeichen der Zeit erkannt zu haben. Die Idee von «Home Office Tagen» kommt dem Bedürfnis nach einer guten «Work-Life Balance» zwar etwas entgegen und ist sicher ein interessanter Ansatz. Doch dieses Modell lässt sich nur sehr beschränkt in die Tat umsetzen, den bei vielen Jobs ist «Home Office» schlicht nicht praktikabel. Was allerdings bei der ganzen «Home Office-Diskussion» übersehen wird, ist die Tatsache, dass sich der Grossteil aller Angestellten nicht «Home Office» per se wünscht, sondern Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung. Konkret eine Flexibilität, die auf die Bedürfnissen und auf die individuelle Situation einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters abgestimmt ist und bei Bedarf auch schnell und unbürokratisch angepasst werden kann.
Qualifiziertes Personal wird durch starre Arbeitsmodelle abgeschreckt
Doch gerade beim Verkauf im Detailhandel ist eine flexible Arbeitszeitgestaltung schwierig zu realisieren und «Home Office» ist schlicht unmöglich. Es fehlt an kreativen und praktikablen Lösungen, von denen sowohl die Angestellten als auch das Unternehmen profitieren. Viele Arbeitgeber klagen, dass sie zu wenige qualifizierte Bewerbungen erhalten. Dies, obwohl die ausgeschriebenen Stellen durchaus attraktiv wären. Arbeitsmodelle, die sich zwar in der Vergangenheit bewährt haben, aber heute immer mehr überholt sind, bilden noch immer die Regel. Kein Wunder also, dass genau die Kandidatinnen und Kandidaten, die man als Firma am dringendsten bräuchte, durch veraltete Arbeitsmodelle abgeschreckt werden und sich deshalb nicht bewerben.
Ein flexibles Arbeitsmodell ist bei uns Grundvoraussetzung
Als Detailhändler mit Filialen in den grössten Bahnhöfen der Schweiz steht Drinks of the World, wie so viele andere Firmen, vor der Herausforderung, wie wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die geforderte Flexibilität bieten können. Für uns verschärfend kommt dazu, dass mehr als die Hälfte unserer Belegschaft aus Studentinnen und Studenten besteht. Und gerade für diese Gruppe ist Flexibilität nicht ein «angenehmes Plus», sondern eine absolute Bedingung, damit sich Studium, Freizeit und Teilzeitarbeit miteinander vereinbaren lassen. Für uns bedeutet das konkret, dass kreative Lösungen gefordert sind, die für alle Beteiligten ein Optimum an Flexibilität, Präsenz und Nachhaltigkeit erreichen. Dabei kommt der Nachhaltigkeit bei Drinks of the World eine ganz besondere Rolle zu. Klar lassen sich kurzfristig und spontan flexible Lösungen für eine einzelne Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter finden. Doch unsere Personalpolitik ist auf eine mittel- bis langfristige Zusammenarbeit ausgerichtet. Das bedeutet konkret, dass «Flexibilität» bei Drinks of the World nicht einfach nur eine Reihe von Massnahmen bedeutet, sondern eine Strategie ist, die das Fundament unserer Personalpolitik bildet.
Ein nachhaltiges, flexibles Arbeitsmodell – wir haben die Herausforderung gemeistert
«Flexibilität als Fundament der Personalpolitik» klingt zwar gut, doch was bedeutet das konkret? Wie lässt sich ein solches Modell verwirklichen und wie sieht das tatsächlich in der Praxis aus?
Bei Drinks of the World verstehen wir unter «flexiblem Arbeitsmodell», dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter das Arbeitspensum, die Arbeitstage und die Arbeitszeiten so wählen kann, dass alles optimal auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist. Doch sind alle Drinks of the World Filialen täglich von 9 bis 22 Uhr (Genève bis 21 Uhr) geöffnet – sprich auch an Feiertagen, Sonntagen und an Tagen, wo die meisten im Ausgang sind. Bei solchen Öffnungszeiten liegt es auf der Hand, dass es Randzeiten und Tage gibt, an denen nur wenige arbeiten möchten.
Überlässt man die Wahl der Arbeitseinsätze vollständig dem einzelnen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin, wird dies unweigerlich zu Personal-Engpässen in den Filialen führen. Bestimmt der Filialleiter die Arbeitseinsätze und teilt diese zu, wird sich über kurz oder lang der eine oder andere Angestellte benachteiligt oder unfair behandelt fühlen. Und ein gemeinsames Planungs-Meeting ist praktisch unmöglich, da mehr als die Hälfte des Personals in einem Teilzeitverhältnis arbeitet. Man bringt somit niemals alle Team-Mitglieder gleichzeitig an einen Tisch.
Damit ein flexibles Arbeitsmodell nachhaltig praktiziert werden kann und für alle fair und transparent ist, braucht es deshalb mehr als nur eine gute Planung. Es braucht eine besondere Personal- und Unternehmenskultur als Basis.
Teamgeist, Verständnis und gegenseitiger Respekt ist unsere Basis
Damit unser flexibles Arbeitsmodell nachhaltig funktioniert, braucht es ein gemeinsames Verständnis und Unternehmenswerte, welche von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter getragen und tagtäglich am Arbeitsplatz gelebt werden. In unserem Firmenleitbild haben wir deshalb Werte wie «gegenseitiger Respekt» und «Ehrlichkeit» schriftlich verankert und wir investieren viel, damit sich diese kameradschaftliche Kultur wie ein roter Faden durch das gesamte Unternehmen durchzieht. Es ist bei uns selbstverständlich, dass man sich gegenseitig hilft und, dass man füreinander da ist. Anders ausgedrückt, das Team und der Teamgedanke stehen bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an erster Stelle.
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter bei Drinks of the World weiss, dass man sich auf seine Kolleginnen und Kollegen verlassen kann. Damit ist natürlich auch gesagt, dass alle irgendwann Hilfe brauchen, wenn es um die Planung von Arbeitseinsätzen geht. Und mit diesem Wissen springt man natürlich auch gerne für andere ein, denn schlussendlich kommt es einem selbst irgendwann zugute.
Mit einer solchen Basis liegt es aber auch auf der Hand, dass sich die wöchentliche Einsatz- und Arbeitsplanung organisch regelt. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter gibt ihre «Einsatz-Wünsche» bekannt, man stimmt sich gegenseitig ab und man regelt es kameradschaftlich untereinander, wenn es zu Termin-Konflikten kommt. Damit können wir sicherstellen, dass die Arbeits- und Einsatzplanung sehr schnell über die Bühne geht und laufend den aktuellen Bedürfnissen angepasst wird.
Der Gedanke des flexiblen Arbeitsmodelles herrscht ab dem ersten Moment
Das Konzept des flexiblen Arbeitsmodelles fliesst bereits in das allererste Vorstellungsgespräch ein und es wird sehr klar kommuniziert, dass wir kein fixes Arbeitspensum kennen. Alle neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können selbst entscheiden, mit welchem Arbeitspensum sie eine optimale «Work-Life Balance» erreichen möchten. Ob 30%, 40%, 50%, 80% oder 100% – wir sind für alle Wünsche offen. Und wenn dieses Pensum, aus welchen Gründen auch immer, geändert werden soll, dann passen wir das schnell, unkompliziert und unbürokratisch an, sofern die Vorstellungen für beide Seiten vertretbar sind.
Keine Job-Konflikte bei längerem Urlaub oder Abwesenheit
Unser flexibles Arbeitsmodell muss jedoch noch viel weiter gehen, denn Drinks of the World setzt seit über 25 Jahren auf eine langfristige, enge Zusammenarbeit. Ich muss deshalb auf einen ganz wichtigen Punkt, an dem viele flexible Arbeitsmodelle scheitern, eingehen.
Gerade jüngere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen sich häufig, dass sie trotz einem Job wenigstens einmal eine etwas längere Reise oder einen Sprachaufenthalt machen könnten. Vielfach bedeutet das aber, dass man sich zwischen «privaten Zielen» und «Job» entscheiden muss. Vor dieser schwierigen Entscheidung stehen auch Studentinnen und Studenten, wenn es um ein Auslandsemester an einer anderen Universität geht. Wer will sich schon eine solche Chance entgehen lassen?
Bei Drinks of the World sind wir der Überzeugung, dass eine langfristige, enge Zusammenarbeit auch heisst, gemeinsam Lösungen und Wege zu finden. Es darf deshalb nicht sein, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor die Wahl «Job oder Privatleben» gestellt werden. Wir haben das verstanden!
Deshalb gibt es bei Drinks of the World kein «Entweder Oder», wenn es um unbezahlten Urlaub oder Auslandsemester geht, sondern nur ein «Sowohl als Auch». Unser flexibles Arbeitsmodell schliesst gerade solche Ansprüche und Wünsche mit ein. Wir finden gemeinsam Lösungen und setzen diese unbürokratisch und schnell in die Tat um. In Absprache mit der jeweiligen Person halten wir, wenn immer möglich, die Stelle selbstverständlich frei. Damit stellen wir sicher, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter auch nach längerer, geplanter Abwesenheit, nahtlos und ohne Stress sofort wieder im «alten» Job einsteigen kann.
Jahresarbeitszeit – noch flexibler geht es nicht!
Ebenfalls eine Besonderheit bei Drinks of the World ist die Tatsache, dass wir Arbeitszeit für Festangestellte nicht nur pro Woche oder Monat ansehen, sondern auch auf der Basis eines ganzes Jahres. Auch hier ist natürlich der Hauptgedanke, noch mehr Flexibilität für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen.
Diese Form der Arbeitszeitberechnung ist für Festangestellte ideal, denn es ermöglicht eine optimale Planung des gesamten Jahres und lässt fast unendlich viele Möglichkeiten und Spielraum offen.
Ich möchte das Modell der Jahresarbeitszeit an einem kleinen Beispiel etwas genauer erklären. Beispielsweise möchte jemand zusätzlich fünf bezahlte Urlaubstage. Diese zusätzlichen Ferientage werden dann während der Weihnachtszeit, wenn besonders viel läuft, kompensiert. Man arbeitet einfach an fünf zusätzlichen Tagen im Dezember. In Summe – gerechnet auf ein ganzes Jahr – gleicht es sich somit aus, ist aber optimal auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt.
Das sind die Vorteile unseres flexiblen Arbeitsmodelles
Das flexible Arbeitsmodell bedingt eine besondere Personal- und Unternehmenskultur als Basis. Doch ist diese einmal hergestellt und beim gesamten Personal verankert, bietet ein flexibles Arbeitsmodell für alle Seiten eigentlich nur Vorteile.
Ganz oben auf der Liste steht natürlich die Tatsache, dass unser Modell sehr viel Druck und Stress von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wegnimmt. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, dass sie ihr Arbeitspensum, die Arbeitstage und die Arbeitszeiten optimal auf die aktuelle Situation und auf ihre Bedürfnisse abstimmen können – spontan oder dauerhaft. Gerade im Studium ist ein solches Modell buchstäblich Gold wert.
Weniger Druck und weniger Stress wirkt sich aber auch auf die gesamte Atmosphäre in der Filiale und auf das Arbeitsklima aus. Das spürt natürlich auch unsere Kundschaft ein einer sehr positiven Art und Weise.
Obwohl diese Flexibilität mit allen ihren Vorteilen mit der Zeit zu einer Selbstverständlichkeit wird, ist es genau dieses Arbeitsmodell, was zu einer hohen Motivation führt und dazu beiträgt, sich noch stärker mit Drinks of the World zu identifizieren.
Das ist unser Erfolgsgeheimnis für ein flexibles Arbeitsmodell
Ich habe jetzt so viel darüber gesprochen, wie unser flexibles Arbeitsmodell funktioniert und, dass es für ein solches Modell eine besondere Personal- und Unternehmenskultur braucht. So schwierig scheint das ja nicht zu sein. Deshalb möchte ich abschliessend die Frage stellen, weshalb nicht mehr Firmen ein solches Modell praktizieren.
Sicher unterscheiden sich die Gründe von Firma zu Firma. Aber damit ein solches Modell, wie im Fall von Drinks of the World, einen substanziellen, nachhaltigen Mehrwert für alle Beteiligten bringt, muss die Beziehung zwischen Angestellten und Firma überdacht werden. Bei Drinks of the World pflegen wir die Beziehung zu Kunden und Mitarbeitern mit der genau gleichen Aufmerksamkeit. Diese Aufmerksamkeit schafft ein zwischenmenschliches Erlebnis. Und genau dieses Erlebnis ist der Nährboden, der, unter anderem, auch unser flexibles Arbeitsmodell nachhaltig und robust gedeihen lässt.
